Protection des données et obligation de confidentialité en travail social: comment et à quelles conditions transmettre des informations ?

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Les professionnel-le-s du travail social ont accès à de nombreuses informations relatives aux personnes bénéficiaires : noms et prénoms, évidemment, mais aussi situation financière, sociale et familiale, rapports médicaux, mesures d’aide sociale, sanctions administratives ou pénales, etc.

Dans un contexte marqué par la numérisation des dossiers, les échanges interinstitutionnels, les réseaux professionnels, les messageries instantanées et l’usage croissant d’outils numériques ou d’intelligence artificielle, la collecte, la conservation et la transmission de ces informations posent des questions cruciales. Que peut-on transmettre, à qui, dans quel but et à quelles conditions ? Comment préserver la confiance nécessaire à l’accompagnement tout en respectant le droit à la vie privée et à l’autodétermination des personnes concernées ?

Cette formation propose des repères juridiques et pratiques pour analyser les situations de transmission d’informations en travail social. Elle permet notamment de répondre à des interrogations telles que :

• Je participe à un réseau en l’absence du ou de la bénéficiaire, pouvons-nous quand même échanger des informations et, si oui, à quelles conditions ?
• Lorsqu’un·e résident·e me parle de sa situation personnelle, spontanément ou à ma demande, puis-je partir de l’idée qu’elle est d’accord avec la transmission de ces données à mes collègues d’équipe ?
• Dans quels cas puis-je échanger à propos d’une personne usagère contre sa volonté ? Les règles sont-elles différentes pour les personnes mineures ?
• Les personnes concernées ont le droit de consulter leur dossier, mais pas mes notes personnelles ; comment les distinguer ?
• Que puis-je écrire dans le journal de transmission de l’institution ?
• Puis-je échanger par WhatsApp dans le cadre professionnel ou demander à l’IA de résumer un rapport sur une personne bénéficiaire ?

Objectifs de la formation 

• Rappeler les fondements et les enjeux de la protection des données en particulier au regard de la société numérique
• Distinguer les données personnelles, les données personnelles sensibles, des informations non protégées par la protection des données
• Distinguer le secret professionnel, le secret de fonction et le devoir de discrétion ainsi que les conditions auxquelles ces secrets sont levés 
• Nommer et appliquer les trois conditions qui peuvent rendre admissible la communication de données personnelles
• Nommer et appliquer les principes fondamentaux qui s’appliquent en matière de protection des données, en particulier le principe de proportionnalité
• Discuter des droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès, et leurs conséquences en termes de traitement des données et de tenue des dossiers.
• Exercer ces principes et conditions par le biais d’exemples et de vignettes afin d’acquérir une méthode de résolution qui aide à la décision en matière de transmission des informations dans des situations concrètes.

Programme de la formation

• Echange de situations, questionnements, pratiques professionnelles concernant la récolte et la transmission d’informations par rapport aux bénéficiaires 
• Distinction entre les données personnelles, les données personnelles sensibles et les données non concernées par la protection des données 
• Distinction entre les différents types de secrets auxquels sont soumis·es les professionnel·les, ainsi que les conditions de levée de ces secrets
• Présentation interactive des conditions de levée des secrets et de transmission d’informations

• Reprise des principes juridiques et élaboration d’un schéma d’aide à la décision.
• Travail sur les questions amenées par les participant·es.
• Analyse de cas pratiques en sous-groupes : réseaux professionnels, transmission interne, dossier de la personne concernée, notes personnelles, échanges numériques, messageries instantanées et usage d’outils d’intelligence artificielle.

Modalités pédagogiques

Le cours a lieu en présentiel et alterne entre des moments de présentation théorique, sur un mode participatif, et des travaux en individuel ou en groupe avec restitution et échanges en plenum. Un support ppt sera mis à disposition des participant·e·s